[倉儲管理] NAV/Business Central的多種倉庫設定大解析

原文連結

總覽
Dynamics 365 Business Central (前身為Dynamics NAV)是一套全面的ERP系統,其功能可以滿足多種不同的商業需求,例如製造,服務產業管理,客戶關係管理,配銷模組等。這些功能模組都能依使用者產業的需求,套用不同的設定。在我(Alex Chow)於AP Commerce服務的期間,花了相當多時間來研究各種產業適合的設定。依據我的經驗,使用者以為自己需要特定功能,但其實不然。舉例來說,這套系統最常見的使用者需求之一,為使用者希望導入倉儲管理模組來有效管理他們的倉庫。
我最想對使用者問的問題是,您想要做哪一種倉儲管理?當然,我沒有真的問出來,這樣讓使用者更加困惑。但我還是想要說明我為什麼想提出這個問題。這套系統的每個模組都有多種設置方式,倉儲管理也是,可以依不同倉庫做不同的設定。
注意! 這篇文章的目的不是提供詳細的倉庫管理教學,而是提供導入倉儲管理的一些知識與不同思維,協助您與跟您的導入顧問溝通。


考量點
“謹慎”是導入任何倉儲管理系統的重點。您必須確保您的倉庫是有組織有效率且庫存準確的。許多公司做出錯誤決定去買入倉儲管理系統,不是因為需要,而是單純因為他們的倉庫太混亂了。
我只能說,千萬不要這麼做!
軟體(倉庫系統),總體來說只是順應您公司的流程,並且加速作業流程。如果您公司本身的倉庫已經是一團亂,無組織無效率且庫存不準確,任何倉庫系統都救不了您。您的混亂只會變本加厲,畢竟,匯入垃圾資訊,也只能產出垃圾資訊(Garbage in, garbage out)。
各種風味(此處指各種不同的倉庫設定)
此處提供大家一個Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV)在倉庫管理的概覽:):

強制使用儲位(Bin Mandatory)
初步看來,如果您想要追蹤儲位上的料品,您會啟用這個選項對吧?可惜答案不是這樣,我的導入經驗除了啟用強制使用儲位,一定還會啟用使用出貨/揀貨(Require Shipment/Require Pick),或是使用收貨/入庫(Require Receive/Require Put-away)
如果單純只啟用強制使用儲位,是可以追蹤料品沒錯,但是當您需要在銷售訂單或採購訂單上指定儲位,此時有兩個以上儲位有庫存,您必須把原本的一行料品拆分成兩行資料,才能輸入不同的儲位代碼。不只如此。如果您想要把料品從儲位中移出並移入另一個儲位,您必須使用料品重分類傳票(Item Reclass Journal),這會產生新的料品分錄(Item Ledger Entries)及總帳分錄(General Ledger)。在盤點庫存的時候,也會產生多餘的分錄,這些分錄只是記錄倉庫內的移動,但在您做銷售或採購分析時,也會撈到這些資料。
優點: 您可以在任何庫存記錄中標記儲位
缺點: 必需分割銷售及採購明細行,才能使數量與儲位對上。此外會產生多餘的分錄,使得主要的分錄資料表變得旁大臃腫。
有人這樣設定嗎?答案是沒有。您應該要使用料品卡上的貨架編號/儲位編號(Shelf/Bin No)。這是NAV 2.0處理儲位的方式,而我們已進階到Dynamics 365 Business Central了,不需要再走回頭路,以下是更佳的設置方法。

使用出貨/使用收貨(Require Shipment/Require Receive)

啟用這些設置會啟用倉儲出貨/倉儲收貨功能。使用者可以批次處理銷售訂單,將同一個貨運業者下的整貨櫃或是整卡車訂單一次處理完。這是在依貨櫃處理出貨收貨的公司常見的設置。而倉儲出貨單(Warehouse Shipment)則會用來產生卡車的提單(Bill of Lading)。

如果沒有同時啟用揀貨(Pick)及入庫(Put-away),我不建議啟用強制使用儲位設置。您會面臨前面提到的分割訂單明細行的問題。對小規模公司而言,分割倉儲作業就顯得多餘。
優點: 允許依貨櫃為單位進行出貨及收貨,或是由倉管人員依據想要釋出的訂單去產生提單,不需要依據各別訂單�分別產生揀貨單。讓倉儲作業與訂單流程區分,倉儲作業獨立過帳,當料品離開倉庫時就會在帳上產生記錄,庫存可以更準確。
缺點: 不建議啟用強制使用儲位(同上一段分析的缺點)。會製造倉儲人員在系統裡的工作量。
有人這樣設定嗎?大型料品配銷商或是製造業公司等,需要將倉庫作業獨立處理的公司,需要進行批次出貨收貨,但不需要記錄到儲位內容者。
使用揀貨/使用入庫但不使用倉儲出貨/收貨
(Require Pick/Put-away, No require Shipment/Receive)
這種設定我通常稱做小全套倉庫管理。這個設置提供倉管人員有彈性的產生倉儲入庫單及倉儲揀貨單,並能指派指定的倉庫人員進行處理。另一種使用方式是,由訂單作業人員產生揀貨需求給倉庫,但不需要實際列印出揀貨單。這個設置的缺點是一張揀貨/入庫單,只能指定一個銷售/採購人員,無法將多張訂單合成一張倉儲出貨單來處理,或是產生提單。在收貨段也是一樣,無法依整個貨櫃或市為單位進行

這個設置在啟用強制使用儲位時很適用。使用者可利用存貨揀貨單(Inventory Pick)跟存貨入庫單(Inventory Put-away),在倉儲單據階層裡進行分割明細行,就能在不同儲位進行揀貨及入庫,不需要更動來源的銷售或採購訂單。
優點: 允許使用者以儲位為單位,輕鬆處理庫存作業。倉管人員可以控制要針對哪些已釋出訂單進行倉儲作業,不需要透過訂單作業人員觸發來產生揀貨單。倉庫作業與訂單作業流程分離,倉儲作業獨立過帳,當料品離開倉庫時就會在帳上產生記錄,庫存可以更準確。
缺點: 無法將多張訂單批次處理出貨及收貨,無法使用ADCS(無線手持裝置)。
有人這樣設定嗎?希望用儲位進行管理但沒有人力進行直接揀貨和入庫(Directed Pick/Put-away)者。
直接揀貨和入庫(Directed Pick/Put-away)
此設置是大全套,具有上述所有的優點。可以用倉儲出貨批次處理訂單,並且可以依據儲位進行揀貨及入庫。不只如此,還可以使用ADCS(無線手持裝置),讓倉儲人員作業更便利。一切看似美好,對吧?
其實不然,是否好用要看公司的需求。這些功能都看起來很酷,但如果您的公司不需要,強行採用反而會產生不必要的作業。以下是啟用直階揀貨和入庫之後,使用者必需使用電腦才能完成的步驟:
1. 建立銷售訂單 (Create the sales order)
2. 建立倉儲出貨單 (Create warehouse shipment)
3. 建立揀貨單 (Create pick)
4. 登錄揀貨單 (Register pick)
5. 過帳倉儲出貨單 (Post warehouse shipment)
6. 過帳銷售訂單 (Post sales order)
如果您不啟用上面任何一種倉儲管理功能,那麼步驟會變成:
1. 建立銷售訂單 (Create the sales order)
2. 過帳銷售訂單 (Post the sales order)
總結

我強烈建議您與您的Dynamics 365 Business Central/NAV顧問討論哪一種設置最適合您事業”目前”的狀態,但也要考量到未來成長後的需求。如果您不考量目前的流程,執意要導入全部的倉庫管理功能,會增加整體開支及維護的工作,您內部的作業效率勢必下降。

請確保您的公司有足夠的人力及基礎建設來吸收這些開支及維護費用,才能增加效率及實現庫存準確性。
千萬不要僅僅因為您想要,就啟用特定倉庫管理功能,這會害了您。就像是買了10號的最新款Nike網球鞋給您的三歲兒子並強迫他要每天穿一樣。無論如何,小孩都會長大,但是強迫他穿不適合的鞋,當他長大後一定會產生其他問題,屆時會花您更多的錢去解決這個問題。

發佈留言