[功能建議] Business Central 結帳怎麼做? 不藏私檢查表大放送 (上篇) —月結關帳程序: 銷售/採購/財務篇

每到年底User常常來信詢問,在Business Central/Dynamics NAV要怎麼做結帳?

這個萬年考古題,今天讓我們來說清楚講明白。依據不同公司的流程,您可以自行決定前各部門執行的前後順序。我們會切分成銷售/採購/財務/製造/倉管部門應如何作業,當然針對專案(Project)要如何結帳,也會一併討論到。

本專題會分成上下兩篇,本篇介紹銷售/採購/財務的結帳流程,下篇會介紹製造/倉庫及專案的結帳流程。

銷售與應收

  • 所有銷售訂單(Sales Orders),銷售發票(Sales Invoices),銷售貸項憑證(Sales Credit Memo)已經在您公司規定的期間內過帳完成。
  • 所有現金收入皆已經在您公司規定的期間內過帳完成。
  • 如果貴公司有啟用預期成本設定(Expected Cost),請務必針對已經出貨但尚未立帳的銷售訂單,將成本調節暫時銷貨成本會科(COGS Account – Interim)。

  • 將與銷售及應收相關的重複性傳票(Recurring Journals)更新並過帳。
  • 執行應收帳齡報表(Aged Accounts Receivables),以及存貨總帳調節報表(Inventory to G/L Reconciliation)。此處建議將報表結果儲存副本,並與同期的試算表(Trial Balance)比對,確保結果一致。
  • 如果您不是在銷售訂單上直接過帳發票,而是用取得已出貨明細行來開立銷售發票,請執行批次刪除已開發票銷售訂單(Delete Invoiced Sales Orders)。
  • 如果有使用財務費用功能(Finance Charges),請記得送出提醒通知。
  • 使用銷售傳票(Sales Journal)將小額度的應收帳款沖銷掉。

採購與應付

  • 所有採購訂單(Purchase Orders),採購發票(Purchase Invoices),採購退貨訂單(Purchase Return Orders)已經在您公司規定的期間內過帳完成。
  • 所有付款傳票(Payment Journal)皆已經在您公司規定的期間內過帳完成。
  • 如果貴公司有啟用預期成本設定(Expected Cost),請務必針對已經收貨但尚未立帳的採購訂單,將成本調節至暫時的應付存貨成本會科(Invt. Accrual Account – Interim)。
  • 將與採購及應付相關的重複性傳票(Recurring Journals)更新並過帳。
  • 執行應付帳齡報表(Aged Accounts Payable),以及調節應付至總帳報表(Reconcile AP to G/L)。此處建議將報表結果儲存副本,並與同期的試算表(Trial Balance)比對,確保結果一致。
  • 如果您不是採購訂單上直接過帳發票,而是用取得已收貨明細行來開立採購發票,請執行批次刪除已開發票採購訂單(Delete Invoiced Purchase Orders)。

財務部門

A.固定資產

  1. 確認所有維護費用都已經在固定資產傳票(FA Jounal)過帳或已經開立發票。
  2. 如果有使用固定資產保險功能,請更新保險資訊。
  3. 將要調整價值的固定資產完成調整並過帳。
  4. 過帳當期的折舊(Depreciation)
  5. 如果有使用重複性固定資產傳票(Recurring Fixed Asset Journal),請更新並過帳。
  6. 調節固定資產保表與總帳餘額。此處建議將報表結果儲存副本,並與同期的試算表(Trial Balance)比對,確保結果一致。

B.公司間交易

  1. 執行公司間交易過帳,完成所有對內(Inbox)及對外(Outbox)的交易。
  2. 在集團內所有公司,對相關的會科進行調節。

C.總帳

  1. 調整所有必要的總帳傳票分錄(G/L Journal Entry)
  2. 更新並過帳重複性傳票(Recurring Journal)
  3. 執行調整匯率(Adjust Exchange Rates)
  4. 調節銀行帳戶
  5. 執行財務報表(Account Schedules),確保數字正確。
  6. 執行合併報表,確保合併公司的財務報表數字正確,如有需要,應在合併公司過帳消除分錄(elimination entries)。
  7. 在年結流程中,應建立新的會計年度(Accounting Periods)

  8. 檢視並調整異動分錄(Change Log Entries)
  9. 在所有過帳程序都完成後,更新總帳設定的允許過帳日期。
  10. 調整特定使用者的允許過帳日期

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