如何正確並快速地從舊版升級(upgrade)到新版NAV ?


        升級,這個議題在這兩年來很紅。我們公司多年來協助客戶順利自老舊版本(如NAV 4.0 或 NAV5.0) 升級到NAV新版本,近日加上拜Window XP 不再受微軟支援所賜,許多客人紛紛要求NAV升級服務。有感升級的需求激增,特別來分享一下我們作NAV升級專案的經驗與感想。
不論業務人員怎麼跟你說,NAV升級都是一個繁重且密集的工作。根據我們多年服務NAV升級的經驗,一個從老舊版本NAV 4.0升級至NAV 2013的案子,視客戶現有系統客製化的程度而定,大約都在150~200小時內可以完成。而且這還包含了升級新版本後的基本教育訓練服務。雖然升級並不像導入新系統的任務這麼吃重,但升級這檔事,實在不應該被任何顧問或企業所低估。

這是為什麼呢?

大家都知道,Dynamics NAV其中一項最棒的特點,就是讓您擁有一定的自由度去進行修改,讓它變成一個超級舒適合身的手套來幫助您工作更順利。就是因為這種自由度,讓您可以自由地修改它,進而使你能夠獲得更強的競爭力與優勢去超過你的對手或是滿足客戶的需求。也是因為這種自由,您可能已經做了一堆的客製或修改,來及時滿足當時特定的公司營運需求。
然而,我們也都知道,在商業的世界裡,一切都在不斷地變化。需求在改變、做事的方式在改變、企業經營的方式在改變、大家彼此之間的互動方式也在變化。有些變得更好,有些則變得更糟。但唯一不變的是,我們無法百分之百地預判未來的變化。正因為如此,企業擁有人、經營者和決策者們,經常會提出一些在當時看似高明的客製請求,來滿足當時產業的特定需求,但這些客製功能日後很快地又要被環境變化所逼,再度被取代與淘汰。
ERP軟體本身的存在,就是要跟著商業環境而改變。這就是為什麼你會考慮軟體升級。因為商業環境的需求已經有所改變,技術也變了。
談起NAV升級,微軟官網MSDN上有都介紹升級的步驟,以下我們提供幾個連結供您參考。這些都是微軟官方的升級步驟與工具的資料。
1. 升級步驟:從 NAV 2009R2/SP1 到 NAV 2013
2. 從NAV 2009R2/SP1到NAV 2013R2升級套裝工具組與升級步驟
原則上,升級分兩塊進行,先做技術升級 (Technical Upgrade),再做資料升級 (Data Upgrade)。後者的作法大多採用微軟輔助的套裝軟體 (Toolkit) 來完成,因此各家作法大同小異。因此,升級專案的成功與否,關鍵在於技術升級的部分。
基本上,有2種方式進行技術升級。在這裡,我們將分別說明這2種升級的方法,還有,在多年協助企業NAV升級的經驗下,我們比較喜歡那一種方式。
圖一:NAV 4.0 資料升級( data upgrade)工具組 (由美商鈞亞提供)
 圖二:NAV 2009R2 資料升級( data upgrade)工具組 (由美商鈞亞提供)
圖三:NAV 2013R2資料升級( data upgrade)套裝工具組 (由美商鈞亞提供)

方法一:合併物件並執行套裝工具 (Merge Object Run Toolkit)

進行NAV升級的方法之一就是所謂的“合併物件並執行套裝工具 (Merge Object Run Toolkit)”這個方法。世上其實有無數的工具能合併程式碼。
令我們驚訝的是,世上竟然還沒有一個工具可以幫您”自動”合併程式碼!
說穿了,在合併程式碼並進行編譯後,針對出現的錯誤訊息一一去解決程式問題,這是相當容易的。一個程式工程師只需要進行編譯、找出問題、更改變數、移除一些程式碼,再增加一些程式碼,然後就完成。
所以說,”合併物件後執行套裝工具”這個方法是既快速又簡單的,連三歲小孩子都會。
事實上,如果您真的要選擇走這條路線,我們會建議您去找您的顧問(或稱解決方案供應商),先把所有的程式碼匯出至文字檔,然後,聘請一位工讀生或實習生,幫您做程式碼的合併。接著,再請您的顧問來排除程式碼合併後所出現的錯誤訊息。這絕對會比讓您的顧問去僱用實習生做程式碼合併,然後再向您收取顧問費,便宜很多很多!!如果您覺得僱用工讀生或實習生不是很放心,您可以用十分之一的價格,以每小時10.00~15.00美元,外包給外面的工程師,為您做合併這件事。
但是,“合併物件並執行套裝工具 (Merge Object Run Toolkit)”這個方法,絕對是個錯誤的升級方式。這根本就是在錯誤的基礎上建構新的垃圾。在這種情況下,我們勸您寧可不要升級,繼續使用目前正在使用的版本。這將為您省下一堆頭痛和不必要的開支。
  
方法二:先分析物件再升級 (Analysis of Objects then Upgrade)
其實,做升級有很多意想不到的好處。大家會跟您說,升級後的新版本包括:新的技術與功能,能使您的員工可以做事更有效率;使用新的方式整合重要資訊到您的手邊;貼心的使用者介面讓剛雇用的新手員工更快速的上手,降低學習成本,等等。好處多道說不完。
但是,做升級其中一個被大家嚴重低估的關鍵好處是:我們能為您拿掉不必要的東西。
如前所述,因為Dynamics NAV被賦予的可客製化優勢,您可能已經在您的系統中做了不少的改動,而這些改動的功能如今已經很少被使用,甚至不再被使用了。移除這些不必要的程式碼,將會簡化您的流程與使用者介面,進而減少對新進員工的訓練,並且大大提升您資料庫的運作效率!
此外,現行系統中可能有一些舊有的改動或客製,如今在新版本中已經被列為標準功能的一部分。您可能需要考慮移除這些客製,讓系統引用標準功能,日後的維護與未來的升級更加容易。
哈,聽起來是不是像是有一堆”決策”等著要做,而不是您當初被掛保證的”升級很簡單”呢?
如果您是跟一個很好的顧問在合作升級專案,當進行升級時,顧問應該會針對已存在的客製做一個完整的分析。顧問會列出現行資料庫中所有的重要修改與客製。然後,告訴您那些部分在新版中已經有等同的功能,因此建議您把這些過去的修正與客製拿掉。
從這個列表中,您與使用者需要共同決策的有:哪些修改與客製是可以被移除的?哪些應該做保留?是否繼續使用舊有的功能?或將現有流程改成新系統建議的較佳流程?
身為一個NAV的合作夥伴或顧問,這是需要具備對新系統新功能的良好知識,以及深入地了解新功能與舊有功能的使用經驗。

結語

我想現在大家應該非常明白,我們不是第一種方法的愛好者。如果您打算採用“合併物件並執行套裝工具(Merge Object Run Toolkit)”這個方法來進行升級,我們會強烈建議您把錢省下捐贈給慈善機構算了。
如果您剛從顧問那邊收到的報價是採用“合併物件並執行套裝工具(Merge Object Run Toolkit)”的方式來升級,如果我是您,我就會把電話掛了,把報價單燒了,然後跑得遠遠的。順便洗個澡忘了這檔事,最好還把電話換了,省去無謂的騷擾。
本文摘自「一個Dynamics NAV顧問的自白部落」 (Confession of a Dynamics NAV Consultant,http://www.dynamicsnavconsultant.com/)
作者:Alex Chow 周大鈞 
微軟Dynamics NAV 最具價值顧問 MVP 
目前服務於美商鈞亞股份有限公司AP Commerce Inc.

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