從5個月到5分鐘,改變你與客戶人生的開發工具

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From 5 Months to 5 Minutes – By Alex Chow


總覽

即便我們已經身處網路世代,還是有很多公司依舊在印製【精裝紙本的產品型錄。

如果您與這些公司合作,您一定深刻理解每次要發行新型錄的時候,公司要把所有產品的屬性(attributes), 價格, 說明, 照片….等等包成一整包的痛苦。

這個產品型錄包(還包含您的公司網站),是您的公司面對客戶的門面及【第一印象】,影響客戶是否想要與您公司做生意。有時候,這個第一印象是您公司唯一一次露臉的機會,所以務必要做到位!

要產出這本型錄,您必須規劃組織一卡車事情,不止要把所有資訊都搜集到,還必須趕時間寄出才能及時送到客戶手上。如果要把型錄寄給海外客戶,您就必須更早開始作業。


問題

以下是製做型錄的人必做的幾項任務:
  • 合併商品資料
  • 決定銷售價格
  • 整併相關的圖片
  • 核對產品說明
  • 確認產品規格
  • 編頁碼
  • 歸類商品
當然這只是待辦任務的一小部份….,只能對要負責產出型錄的同仁說,您的苦我都懂!更不用提在大部份情形,這些說明, 規格, 圖片等資料都沒有維護在同一個地方供行銷部門使用,這讓所有任務的難度又提升了。

不止於此,大家還要面對不同步的資料。這些型錄的資料往往與ERP/訂單系統內維護的不一致,所以操作ERP/訂單系統的人,往往也需要拿一本型錄在旁邊比對,才知道客戶到底看到型錄想買哪個商品。

所以,如果能把所有資料都集中放在一個地方,不是就簡單多了?


忍無可忍

在忍受不了每年重複這些繁鎖工作之下,我們的客戶決定要改變現狀。自然的就請我們幫他們想一個解決方案。除了每年的新型錄外,他們還希望每個月或是每季,都能再產出迷你型錄,提供給他們的客戶


挑戰

我們先尋找市場上為Business Central/Dynamics NAV所開發的套件(add-on),但不是太貴就是無法處理大量商品,大多數也無法客製。這個客戶也不想太依賴其他異質系統的軟體,不希望每年付維護費在模組中其他用不到的功能上。因此,第三方支援這條路,走不通。

把所有資訊集中在Business Central/Dynamics NAV,對客戶來說更為合理。但是,在Business Central/Dynamics NAV中,要面對的難題是RDLC報表。

RDLC報表是場災難,有記憶體不足問題,執行過慢的問題,難以修改的問題。許多顧問都對RDLC沒好感。如果要讓這個客戶用RDLC一次印超過5000頁的型錄,裡面還包含一堆圖片及各種資料表的資料…..這完全不敢想像!

所以我們不能找第三方,也不能用RDLC,該怎麼做呢?


想方設法

第一,我們需要建一個基底來維護所有產品分類以及文字說明。這部份對這個用Business Central/Dynamics NAV為ERP系統的客戶來說,不是個問題。

第二個挑戰是實際印出型錄,而RDLC無法做到,討論結束!RDLC無法處理我們想要傳出的資料量,也無法處理這樣大的圖片量。任何用過RDLC的工程師都會說要花上一整天的時間,更不要提到用RDLC去處理邊界以及斷頁的種種問題。


解決方案

我們的祈禱被軟體之神傾聽了,這個方案是由一間歐洲的公司提供的,這就是ForNAV。

注意喔,這可不是業配!我們要付錢才能使用ForNAV。ForNAV不止容易作為型錄開發工具,更能有條理的處理我們丟給他的資料。請看以下VCR,喔不,請看以下由Business Central/Dynamics NAV列印出的成果照:

當然客戶看到非常開心,這可以有效的節省他們編製型錄的時間,以前需要5個月的準備時間,現在只需要5分鐘就可以完成了!

這就是為何他們要從Business Central/Dynamics NAV建立型錄的原因:


不止是印製年度型錄,客戶後來也使用這個報表印製每週跟每月的促銷型錄。


結論

ERP的概念是節省使用者的時間,並讓流程更為有效率。

但在整併不同個異質軟體系統時,大型軟體公司常會忘記ERP被開發的初衷,是要讓我們的生活過得更輕鬆。我還蠻想念以前只需要一個軟體,在同一個介面上做完所有待辦任務,就可以收書包回家的生活,然而產業發展跟客戶需求常常會偏離這個簡單的理念。

順帶一提,我也還在等微軟決定廢掉RDLC的這天到來。

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