[轉貼/中文翻譯] 導入ERP,如何避免自我傷害 – 很多都想要的後果

導入ERP,如何避免自我傷害 – 很多都想要的後果
How to Avoid a Mutually Assured Destruction While Implementing a New ERP System
by Alex Chow

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註: 此篇文章原文由我們美國的導入顧問Alex Chow撰寫,台灣小編粗略翻譯。想瞭解精髓可以觀看原文,會有更多收獲喔!

總覽 Overview

在我處理的ERP導入案中(以我們家的系統,Microsoft Dynamics 365 Business Central為例),我常常發現,客戶知道他們想要擺脫哪些現行ERP系統的問題,但不知道該怎麼做。這通常是客戶的管理階層自己造成的混亂,讓使用者朝著各種不同方法去執行。這也表示,是內部管理階層在妨害他們自己的ERP導入案。

本篇文章隸屬 內部管理階層如何正確的導入ERP系統 (How internal managers can implement better new ERP systems) 的專題系列。

條條大路通羅馬,但有些路就是比較好走。
(讓我們一起選擇對的道路吧!)

導入系統的共同目標 Common System for a Common Goal

這不是像發射火箭那麼難的事情,當公司決定要轉換到新的ERP/會計系統時,一定有個明確問題驅使他們這樣做,一定有其理由及原因。多半是目前的系統已經達到極限,或是現行系統太貴了..之類的原因。

當新的ERP系統提供更符合成本效益的條件,管理階層必須提出導入新系統的共同目標(common goals),才能確保導入專案會成功達成目標。這也是避免導入專案,變成自我傷害(a mutually assured destruction)的重要一步。

在公司完成評估及尋找適合系統的流程後,通常會進行規劃,設定及導入新系統的流程。

大多數案例中,一個有建設性但特別重要的目標,就是要順利讓系統上線。雖然這是一個簡單又模糊的目標,但的確能讓導入顧問及被導入客戶有共同的目標,也就是從舊的系統轉換到新的系統。這也代表移轉重要資訊到新系統,並以符合公司文化及營運流程的方式,在新系統下運作。

以下為導入新ERP系統,該做與不該做的事:

太多的可能性會限制導入專案的發展 Too Much Potential is like Too Little

在導入新系統時,管理階層要在心裡勞記一件事: 時間就是金錢。新系統提供的未來看似很美好,似乎可以達成很多事,管理階層會有無上限的追加改進項目的衝動。但,這樣的高度期待會造整整個導入專案產生不利的反效果。

這也是為什麼我們需要有策略(strategy)的導入。

一個新的ERP可以幫助您公司達成以下事情(包含但不限於):

  • 自動化
  • 提供客戶更多資訊
  • 資料正確性
  • 流程重整
  • 提供管理階層更多分析/報表

當最終目標是要在新系統上讓一切運作都更為美好,設立太多目標反而會讓情況變糟。

您靜下來想想看: 一般情形下,廠商都會對客戶做出誇張的保證。當一個管理階層觀看廠商展示新系統的時候,他/她腦袋裡會想象許多無限美好的可能性。但多數情形下,廠商與客戶的蜜月期都不會長久。您應該記住,這些展示的人都是業務,而您的公司需要的是實實在在,接地氣的導入策略建議。您要清楚公司想要在新系統完成的目標,您才能排列優先順序

在軟體工程師出現後,您的學習曲線就開始攀升。過不久,當購買軟體授權後,您會發現系統內有許多新功能需要瞭解,並要想辦法利用這些功能幫助公司。突然間,有許多問題要被解決,彷彿一個展新的世界要對您的公司敞開,隨之而來是,一堆無窮無盡的清單及想法,您都想要透過新系統去實踐完成。

在導入新系統您必須謹記在心的,是當與工程師合作時,他們會對您說的任何需求點頭說好。工程師喜歡接受挑戰,但不必然會考量到您的預算。

結果就是: 工程師過度保證,而您(管理階層)對導入專案的期待會失控。

要避免這個問題,您心裡必需設定一個明確的目標,且清楚哪些領域具有要改進的痛點,才能徹底避免上述問題。

多數人會做成本效益分析,用成本及預期改進來比較。但是,要達成預期改進所需要的時間,往往被忽略了。

當您在強大壓力下管理一堆專案時,例如移轉到新系統的導入專案。您會超限使用您的一切資源。通常這些資源會被無限制的濫用,而終極目標卻相當虛浮,即使管理階層也會忘記初衷。

這也是為什麼,一個成功的ERP導入案,需要以一個明確,實際的目標做為起點。才能符合您公司的文化及需求,並節省您的時間與金錢。

總結 Conclusion

我協助許多公司完成新系統導入案。雖然我有相當強烈的自信,長期而言新系統會改善公司的效率並讓大家的日子過得更開心。但我的經驗顯示,如果欠缺全面的導入策略,導入將會使公司花費更多時間與精力,加上時間就是金錢,投資在節省時間的策略上才是唯一正解。

結論很簡單,專注於手上的主要任務,一次處理一個任務。雖然會需要更多時間才能完成,但成果會更明確及更美好。

您最不想要看見的,就是當導入新系統時產生恐懼與不確定性。

恐懼與不確定性會導致失敗。

策略,一致性及事前準備則會帶領您走向成功。

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