[顧問告白] 帳料不平的秘密之一

每當到了月底的時候

每當到了月底的時候,公司內部常會聽到下面的對話內容,好不熱鬧…

成本會計人員 :     為何存貨報表期末數字跟總帳存貨餘額不符合?
                                你發票是不是還沒有完全入帳結束阿?

                                這些已經都入庫了,可是存貨金額不對阿 

應付帳款人員 :     沒有阿,前端送來的發票都做完過帳了,
                                 是不是採購沒有把發票收齊送過來啊…… 


採購人員 :             有阿,收到的發票都送過去了,我們跟廠商是切25號結帳 
                                 25號之後到貨的料我們都在下個月入帳, 

                                 廠商發票下個月發票才會來喔 

應付帳款人員 :     可不可以去跟廠商協調付款條件或是晚點入庫阿?
採購資材人員 :     不行啦,現場已經急著要用這些料了! 


成本會計人員 :     到底喬好了沒有……每個月都要來一次……好煩阿……

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以上的情境,在你我的公司之中,可能都發生過
根據公司內部請款流程,前端單位進行收貨入庫與廠商發票後,
應將驗收入庫單與採購發票連同一併交付到會計部門進行廠商請款與入帳。
但是採購發票如果還沒收到,但卻已經驗收入庫,
而且又碰到月底要結帳,到底要怎麼辦才好呢?
這真的是天天在發生的情況
畢竟,跟供應商談定付款條件時,並不是每個供應商都能依照整個月份來計算。
發票隨貨到、
月底月結25號、
月底月結1530
一個月結算兩次付兩次款項
etc…
以上各種情形都有!

況且若遇到較為強勢的供應商,或是小型公司的供應商,
變成一定得配合廠商,
搭配付款條件、出貨時間、發票是否隨貨付、或是先EMAIL影印先發送與付款方式等等,
想要整合成同一種,根本天方夜譚。。。
各種玲瑯滿目的狀況都是有會發生,
混亂,就這樣造成。


考量現實狀況,您應該是要尋找一個,不論是甚麼樣子的供應商與付款條件、方式,都能夠達到帳料相符這個目的的方法

而這個方法,與 NAV/BC 中的一個設定有關

  預期成本過帳到總帳


是的,就是它。
但在您決定要如何處置它之前,可得好好想清楚。。。。


說到 “設定”,就要有一定的敏感度

這個設定開起來會怎樣?不開會怎樣?好處壞處是甚麼?
如果您不清楚,沒關係,我們老大 (微軟MVP Alex) 曾經有發過一篇經典文章來探討這件事情
我們特別將此篇翻譯成中文 (如下網址),供大家參考


在這篇文章中,老大匯集他多年的經驗,完整解釋了開啟與否的考量

儘管古有明訓,您的內心可能還是會伴隨著一些聲音 OS: 

  • 那系統幹嘛有這個設定?
  • 甚麼時候要開啟比較好? 
  • 現在還來得及做這個設定嗎?
  • 這個設定是否還能異動?
  • 可是我們已經上線了耶,為何沒有人跟我們討論過這個設定,現在該怎麼辦? 
不用擔心,
這些問題,
之後我們會推出相關的文章,分享我們的經驗給大家。

總的來說,
咱們公平一點,各別總結三大理由,說明開啟與否的關鍵考量。(行了吧 XD)

不開啟的考量,包括:

     1) 帳務分錄難讀懂、
     2) 交易記錄倍增而影響系統效能、

     3)使用者帳號寫入權限問題;

而開啟的考量,包括

     1)會計師要求、
     2)公司帳務對帳需求、

     3)銀行貸款或投資審核需求

 

這些考量點的理由跟原因都是從我們過往的經驗中,經歷血淋淋的實戰後彙總而成的。


身為顧問,我們每個思考重點,都是站在公司營運最佳化 的方向來進行
同時,我們也會建議您利用各類輔助報表,來揭露相關的資訊,
以配合該設定的產出結果,
進而達到公司期望的目標。
希望您看完此篇,將不會再面對料帳不符的問題
或者
不用再花100萬來完成清除錯誤設定下的資料

一切美好,從此開始。

 

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