[顧問告白] 為什麼您不應開啟 “預期成本過帳到總帳” Expected Cost Posting to GL?

大師 (Alex Chow) 曾有一篇經典古訓,提供了我們在成本入帳設定上的指引

現在我們將這個非常重要的資訊,翻譯中文
把大師多年的精華,傳下去。

如果您在使用 NAV / Business Central 上有成本設定上的困擾,或者您老有帳料不符的困擾,
可以聽聽這篇大師怎麼說~

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為什麼您不應該打開NAV/BC的預期成本過帳到總帳


概述

ERP商業軟體是一個高度競爭的市場。如果軟體公司不將大量資源投入到產品的研發中,那麼它很快就會過時。因此,貴司在選擇購買主要核心軟體時,不僅要考慮產品的品質以及所提供的產品服務,而且還要考慮提供產品背後的公司,這一點非常重要。

話雖如此,之所以開發出許多功能,是因為競爭對手擁有它,而不是因為它具有良好的使用意涵。對於希望購買新系統的使用這來說,這些功能在銷售展示和功能比較分析中都很重要。

我認為,在NAV/BC中的這些功能之中的 預期成本過帳到總帳” 功能就是其中的一個。原因不是功能本身,而是功能產生的額外過多無效的數據數量。本文將更仔細地研究此功能,說明如何為公司配置此功能並提供一些明智的決定。

此功能有什麼作用?
根據NAV/BC的說明,此功能的作用是:

預期成本是您對成本的估計,例如,在您實際收到該物料的發票之前購買該物料的成本。

您可以將預期成本過帳到存貨和總帳中。每當您過帳收貨或是過帳出貨憑證(例如訂單或日記帳)時,都會產生預期成本的交易紀錄。該預期成本將影響存貨價值,但是除非您已設定過帳到總帳,否則預期成本不會將其過帳到總帳中。”

 

基本上,此功能將會計算尚未開立發票的已收貨(和已出貨)的存貨價值。聽起來不錯!這符合GAAP(公認會計原則),您應該將存貨價值與總帳核對一致。若設置預期成本過帳到總帳後,系統將自動產生過帳到總帳分錄。

注意:此功能並不會改變您的存貨成本以及如何評估價值! 請不要搞混了!依照此功能運作,NAV/BC僅是將預期成本的金額過帳到總帳。

實際上,這就是此功能的作用。舉例以下採購訂單:

我使用的是CRONUS demo 資料庫,料品為7000170002

產生一張採購訂單並過帳收貨,則會產生以下交易。可從採購收貨上的導航並顯示總帳分錄表來查詢該分錄:

如圖,採購收貨時,系統為每個料品產生2筆額外的交易記錄。
一筆記錄是在存貨過帳設定中指定的存貨科目(臨時)”科目,
另一筆記錄是在一般過帳組設定中指定的存貨應計科目(臨時)” 科目
如果您沒有開啟 預期成本過帳到總帳” 設定,則不會產生過帳到總帳的分錄。

現在,讓我們看看採購發票過帳時產生了哪些交易分錄。

過帳發票時,系統會為每個料品產生2筆額外的交易。與我們在採購收貨上所看到分錄相同,但是該分錄是為了迴轉臨時科目中的交易分錄金額而產生的。

一般正常料品收貨時,並不會產生臨時科目在總帳分錄中。
當過帳發票時,將依照料品中直接成本沖帳科目存貨科目產生分錄,然後產生採購科目應付帳款科目的交易記錄。

該功能也可以在銷售端使用。因此,如果您要過帳銷售出貨和銷售發票,則產生的交易分錄會以相同的方式產生,只是使用不同的總帳科目。

如果您進行數學計算,並且開啟 預期成本過帳到總帳設定
那麼在過帳採購發票時,您將為每個料品產生 40的額外交易分錄!此外,您過帳採購收貨時,還會產生 相對應的迴轉交易分錄。

如果有使用維度功能(Dimensions),則交易分錄的數量會大大增加!


為什麼浪費空間?

空間很便宜,我們都知道。但是,即使存儲空間價格便宜,我仍然堅信您應該只追蹤記錄有價值的數據。

(小編 OS:現在已經是雲的世代,空間可就不在便宜了呀~)

我認為讓NAV/BC產生這些額外的交易分錄沒有任何價值,並且通常會增加使用它的公司的困惑。更不用說如果突然停用科目,這會給會計人員帶來更多工作,因為有些人認為啟用這些科目直接過帳是個好主意。或者,如果不好的使用建議,建議您在不關閉所有未完成訂單的情況下啟用預期成本過帳到總帳

另外,請思考一下您的資料庫備份。每個採購和銷售訂單額外產生40%以上的交易記錄,使資料庫的大小超出了原本的大小。況且我們都討厭處理大量資料及其帶來的所有問題。

如何獲得應計成本的預期成本?
這很容易1.x版本以來,標準NAV/BC 中就有一份出色的報告,稱為Inventory to G/L Reconcile”。該報告提供了已收貨但未開立採購發票和已出貨但未開立銷售發票紀錄。從上述範例中產生報表如下:
(小編 按:請注意,這個報表是北美版的才標配,台灣等亞洲地區並沒有喔 ~ 想要的話,得找您的顧問幫忙哩 ~ )

您所需要做的就是將該金額登入到相對應的暫估應付科目中。您可以很容易地在重複性普通傳票(Recurring General Journals)中進行設置,以便過帳暫估應付帳款分錄,系統將在下一個期間自動將其沖銷。如果不確定我在說什麼,請查看 幫助” 文件 (Microsoft Doc) 中,有關 重複性普通傳票” 的功能解釋

由於我們強烈建議(我應該說是命令)我們的客戶關閉直接過帳 (Direct Posting)到存貨科目,銷貨成本,採購科目等科目,所以我們通常要求他們為暫估應付帳款建立單獨的科目,就像CRONUS公司中的示例一樣。

結論

我堅信,儘管在這ERP軟體的功能大戰中而不必要地的產出這些功能,最終 功能大戰” ERP軟體使用者來說是件好事,因為它迫使ERP軟體公司投入更多資源或是逐漸被淘汰。但是,實際上,並非所有功能都應僅憑聽起來是一個好主意就去使用它。

一位出色的 NAV/BC 顧問應帶您逐步了解這些關鍵功能及其帶來的影響。這個人應該有足夠的知識來知道陷阱在哪裡,這樣您就不會浪費時間來查看系統中的每個小功能。

您需要進一步解釋 “為什麼需要?為什麼不需要?要如何在之間取得平衡?

實際上這取決於您的 NAV/BC 顧問。

NAV/BC 顧問應該通過經驗來了解這些功能。

如果您的NAV/BC顧問是新手或是經驗不足的人,只透過閱讀手冊了解功能,

/她將認為這是個很棒的功能,就像是 End user 一樣使用,然後不知道該如何收拾。。

 

< 全文完 >

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