Microsoft Dynamics NAV為什麼你的存貨成本總是錯?!


關於這個問題

       有個疑問已存在許多財務會計人員心中多年。一而再三地把這個問題拿出來反覆檢討,實在令人討厭。但今天有幾個主要原因,促使我們再度探討這個議題。
1996年,Navision 1.0就已經誕生了。經過了將近二十年,截至今日,我們仍然還是經常驚訝地聽到客戶這樣反應:「Navision有bug,所以我們公司的存貨和銷貨成本錯了!
面對這麼嚴重的宣稱,一直以來,身為專業NAV ERP顧問的我們所回問的第一個問題總是:「你們有沒有執行過"調整成本–料品分錄"(Adjust Cost –Item Entries)這個程序?
絕大部分我們得到的反應是—兩眼發直地回答:「啥?你在說什麼。
 必要執行
        以下這段文字是直接擷取翻譯自Microsoft Dynamics NAV的幫助 (Help):
調整成本料品分錄批次處理作業,在價值分錄中調整存貨價值,因而您能使用調整後的正確成本,並更新總帳,同時也使銷售和利潤統計進行更新的。該成本調整會前推自入庫分錄前的任何成本變化 (譬如進行採購或生產產出),至相關出庫分錄 (譬如銷售出貨或轉倉) 
       基本上,這套作業程序會更新並更正您的銷貨成本(COGS),以及在料品卡上的單位成本(Unit Cost)。簡單的說,您必須在做任何有意義的財務和成本分析之前,就執行這個程序。
       不論您的成本法為何,也不管您的系統設定是什麼,如果想要在Dynamics NAV(Navision)做存貨成本分析,您就必須執行該程序 
       圖一是該調整成本作業程序在NAV2013R2中文版角色中心 (RTC) 的使用介面與路徑。圖二是該調整成本作業程序在NAV2013英文版角色中心 (RTC) 的使用介面與路徑。圖三則是在早期Classic Client的使用者介面與路徑。
中文版 NAV2013R2使用者介面

圖一:調整成本料品分錄,中文版 NAV2013R2使用者介面 (由美商鈞亞提供)

英文版NAV2013使用者介面
圖二:調整成本料品分錄,英文版NAV2013使用者介面 (由美商鈞亞提供)
英文版Classic Client介面
    圖三:調整成本料品分錄,英文版Classic Client介面 (由美商鈞亞提供)
        請注意,調整成本 料品分錄的使用者介面會依您所使用的NAV版本不同而看起來有所不同。
       如果您不執行這個程序,世界上沒有一個分析師可以開始搞清楚到底確切的成本是多少,也無法指出任何可能存在的存貨價值錯誤。

副作用

       請注意,如果您的公司從未執行過這個程序,或者已經有很長一段時間沒有執行這個程序了,這可能會對您的存貨和銷售成本有負面的影響。以下,我們列舉部分您可能會遇到的問題:
1.      在帳目中,您的銷貨成本將會失控!
這樣的原因是,當公司不執行調整成本程序時,大多數公司會使用普通傳票來“核算”應有的銷貨成本。所以,當您決定使用NAV做它該做的事,您需要迴轉這些傳票分錄。
2.      在帳目中,您的存貨將會失控!
其原因與上述相同。這些傳票分錄必須被迴轉。
3.      您的料品單位成本將會失控!
究其原因,也是與上述相同。很多時候,當您企圖做一筆存貨調整分錄的傳票來“扣掉”那些成本不正確的存貨,並以正確的成本做存貨加回(或稱正向調整),這只做了表面!NAV系統所採用的分攤分配與沖銷存貨分錄的方式,極可能與您調整的不同。
何必要這麼麻煩?
       看到以上這些副作用,您可能會感到疑惑:「如果我現在的做法都沒啥問題,那我為什麼要自找麻煩去執行這個程序? 
       答案很簡單,它會減少處理時間並釋放您公司的人力資源去做更重要的事。
       試著想想看以下這個景象:在您可以報給客戶一個有吸引力競爭力的價格之前,您的銷售人員需要先從一堆手工的資料表,和運用無數的記憶力,來弄清楚這個產品的成本應該是多少。再想一下,您的內部財務會計人員需要多少時間來弄清楚財務報表上最後真正的盈虧結餘。最後想想,如果這些時間都被釋放出來,那麼您的員工或夥伴,可以去做哪些令人驚奇的事情,讓您的生意越來越好?

結論

       很多公司會把他們的試算表提供給他們的會計師事務所,讓會計師去計算。但最後意識到他們做的僅僅是一個「估計,並非精確。會計師的首要任務是讓數字看起來合理,好讓他們替您報稅的時候,如果被查核,也有適當的書面記錄。他們的目的並不是要得到準確的存貨成本。

  • 問任何一個優秀的會計員:對帳是否是最耗時間且沒有用的任務之一?
  • 問任何一個優秀的銷售人員:無法報給顧客一個有競爭力的價格而被拒絕,這是否不僅僅是對公司,也是對客戶,在時間上巨大的浪費?同時,也會影響公司的聲譽
  • 問任何一個優秀的企業老闆,如果每一筆交易都不知道準確的損益?……嗯,您知道這答案的。

       簡而言之,讓Dynamics NAV做它該做的事,它也可以幫助您的企業做它該做的事。

本文摘自「一個Dynamics NAV顧問的自白部落」 (Confession of a Dynamics NAV Consultant,http://www.dynamicsnavconsultant.com/)
作者:Alex Chow 周大鈞 
微軟Dynamics NAV 最具價值顧問 MVP
目前服務於美商鈞亞股份有限公司AP Commerce Inc.

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